41. Armazenamento de documentos

Os bancos são obrigados a garantir a estrita segurança dos documentos contábeis, o que significa não apenas documentos sobre as atividades comerciais do banco, mas também documentos de liquidação e pagamento dos clientes do banco.

A responsabilidade pela correta organização e observância do procedimento estabelecido para o armazenamento de documentos contábeis cabe aos chefes e contadores-chefes do banco.

Os documentos são armazenados em papel e em formato eletrônico.

Por carta datada de 17 de novembro de 1994 nº 78K, o Banco Central da Federação Russa chamou a atenção de que os bancos comerciais, em seu trabalho de organização e manutenção de trabalhos de escritório e assuntos de arquivo, deveriam ser guiados pelos Fundamentos da legislação da Federação Russa sobre o Fundo de Arquivos da Federação Russa e arquivos, os Regulamentos sobre o Fundo de Arquivos da Federação Russa, aprovados pelo decreto do Presidente da Federação Russa datado de 17 de março de 03 nº 94, bem como desenvolvimentos metodológicos do Arquivo do Estado Serviço da Rússia: Disposições básicas do sistema estatal de apoio documental à gestão (M., 552), Regras básicas para o trabalho de arquivos departamentais (M., 1991), Lista de documentos padrão gerados nas atividades de comitês estaduais, ministérios, departamentos e outras instituições, organizações, empresas, indicando os períodos de armazenamento (M., 1986).

Além disso, foi desenvolvida e aprovada uma “Lista padrão de documentos gerados nas atividades das instituições de crédito com indicação dos períodos de armazenamento” especial especialmente para organizações de crédito, aprovada pelo Serviço de Arquivo Federal (datado de 16 de janeiro de 01 nº 1996-10 -2/1) e acordado com o Banco da Rússia e a Associação de Bancos Russos.

De acordo com a Lei "Sobre os Fundamentos do Sistema Tributário na Federação Russa" e a Lei "Sobre Contabilidade", documentos e relatórios sobre atividades financeiras e econômicas são mantidos por pelo menos cinco anos.

Os períodos específicos de armazenamento de documentos individuais relacionados com a contabilidade e reporte estão definidos na Lista Modelo para Instituições de Crédito e na Lista de Documentos datada de 1988. Poderá familiarizar-se com um extracto da lista no livro "Contabilidade: Recolha de Documentos Regulamentares " M., Finance and Statistics, Audit , 1994. O autor não conseguiu encontrar uma lista padrão para organizações de crédito em formato impresso, mas está colocada no sistema "Consultant +".

A fim de garantir a segurança dos documentos da parte não estatal do Fundo de Arquivo da Federação Russa, as instituições de crédito garantem seu armazenamento permanente em arquivos ou divisões estruturais criadas para esses fins, de acordo com a cláusula 19 do Regulamento do Fundo de Arquivo da Federação Russa (doravante referido como o Regulamento), aprovado pelo Decreto do Presidente da Federação Russa de 17. 03. 94 N 552.

Os documentos para armazenamento permanente e para pessoal são transferidos para os arquivos do estado de acordo com a carta do Banco da Rússia datada de 15 de janeiro de 1998, nº 12-T. Atenção especial deve ser dada à segurança dos documentos relativos aos funcionários do banco. Com base na Ordem do Governo da Federação Russa datada de 21 de março de 03 nº 94-R, o Banco Central emitiu instruções datadas de 358 de abril de 12 nº 04-94 sobre a inclusão nos estatutos dos bancos de uma disposição relativa a garantindo a contabilidade e segurança desses documentos.

Ao armazenar registros contábeis, eles devem ser protegidos contra correções não autorizadas. A correção de um erro no registo contabilístico deve ser fundamentada e confirmada pela assinatura de quem procedeu à correção, indicando a data da correção.

Atualmente, de acordo com as novas Normas de Contabilidade, a base de dados de contas pessoais em computador é mantida com duplicação obrigatória, pelo menos em dois suportes diferentes, devendo assegurar a preservação da informação no prazo estabelecido para o armazenamento dos respetivos documentos.

A lista de saldos de fundos colocados (atraídos) é mantida programaticamente, diariamente, emitida para impressão a partir de um computador conforme necessário.

Os documentos contábeis (memoriais) são mantidos arquivados para cada dia útil em ordem crescente de números de contas de saldo debitado. A seleção de documentos é realizada pelo funcionário encarregado da formação de documentos.

Os documentos eletrônicos são armazenados na forma de bancos de dados com a capacidade de imprimir documentos em papel de acordo com os formatos de documentos estabelecidos. Os documentos no banco de dados são agrupados de acordo com as regras dos documentos em papel.

Os documentos bancários em papel são armazenados na despensa do banco ou em um arquivo especial. Uma sala separada com acesso limitado aos documentos é alocada para o arquivo.

As consultas sobre os documentos guardados na despensa, no departamento de contabilidade e no arquivo corrente são feitas na presença do caixa responsável pelos documentos, ou do funcionário responsável pelo arquivo corrente, de acordo com os requisitos assinados pelo contabilista-chefe ou seu suplente (chefe de departamento).

Contabilidade e caixas registradoras e balanços diários são marcados por mês.

Os documentos contábeis (memoriais) são mantidos arquivados para cada dia útil em ordem crescente de números de contas de saldo debitado. A seleção de documentos é realizada pelo funcionário encarregado da formação de documentos.

Documentos em dinheiro, documentos sobre depósitos de cidadãos, empréstimos a mutuários individuais, operações com metais preciosos, moeda estrangeira e operações comerciais do banco são colocados em pastas (pastas) separadas, pois esses documentos diferem em termos de armazenamento.

De acordo com os Regulamentos Temporários sobre as Regras para a Troca de Documentos Eletrônicos entre o Banco da Rússia, Instituições de Crédito (Agências) e Outros Clientes do Banco da Rússia ao efetuar liquidações por meio da rede de liquidação do Banco da Rússia ao trabalhar com Documentos usados ​​em liquidações não monetárias por meio da rede de liquidação do Banco da Rússia e seu armazenamento têm vários recursos. Arquivos de documentos eletrônicos, ferramentas de validação de assinatura digital e outros arquivos são mantidos nas instituições do Banco da Rússia e nos participantes no contexto de todos os documentos eletrônicos de entrada e saída de acordo com os períodos de retenção estabelecidos para documentos de pagamento em papel. As regras para a manutenção desses arquivos são regidas pela legislação vigente, incluindo os regulamentos do Banco da Rússia e o Acordo.

A destruição de documentos eletrônicos é realizada em relação aos dados do programa correspondente com a destruição simultânea de cópias desses documentos em papel.

No trabalho de um banco, a quantidade de documentos é muito grande e o armazenamento de documentos continua sendo sempre uma questão premente. Alguns bancos microfilmam documentos. Ao mesmo tempo, após a destruição dos documentos, após o término do prazo de armazenamento, os microfilmes permanecem no banco. No entanto, os microfilmes não substituem os documentos primários até que expire o período de armazenamento, o que é confirmado pela carta do Banco Central da Federação Russa datada de 30 de novembro de 11, nº 94-09-10/2.

O chefe do banco nomeia uma comissão especial de funcionários do banco, encarregada da decisão de destruir documentos após o término do período de armazenamento.

Oficiais especiais preparam atos sobre a alocação de casos para destruição. Os documentos de caso são revisados ​​folha por folha para evitar a destruição de documentos com prazo de validade diferente. Os casos destruídos são ativados e as listas de documentos destruídos permanecem no arquivo.

Quando um banco é liquidado, alguns dos documentos são retidos no futuro. Os termos e procedimentos para o armazenamento de documentos são regulados pela carta do Banco Central da Federação Russa de 5 de agosto de 1998 N 169-T "Sobre a colocação de arquivos e o procedimento de destruição de documentos durante a liquidação de instituições de crédito", que define a nomenclatura dos arquivos (lista de documentos) a serem arquivados após a conclusão dos procedimentos de liquidação.

<*> EPK - Comissão de perícia do Arquivo do Estado.

Ao apreender documentos por organizações habilitadas a fazê-lo, mediante consulta ao departamento jurídico da Diretoria Principal do Banco Central da Federação Russa em Moscou, os bancos devem copiar os originais transferidos do processo legal com uma cópia original da decisão do investigador sobre apreensão de documentos e cópia original do protocolo. O contador-chefe do banco pode certificar cópias de cartões com assinaturas de amostra após compará-los com as cópias principais antes da apreensão.

Nas cópias de documentos, o contador-chefe coloca a marca "Cópia. Documento retirado". As cópias são colocadas na encadernação de documentos em vez de documentos originais. Além disso, uma ordem de apreensão com um ato de documentos apreendidos é colocada no caso.

Autor: Shevchuk D.A.

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