PALESTRA Nº 5. Controle em contabilidade

1. Avaliação do sistema contábil

A base de informações do controle financeiro, ou seja, a fonte de informações para o controle financeiro das atividades das organizações e dos empreendedores individuais, é a contabilidade que eles mantêm de acordo com os requisitos da legislação nacional.

As principais tarefas da contabilidade são:

1) a formação de informações completas e confiáveis ​​sobre as atividades da organização e sua situação patrimonial, necessárias para usuários internos e externos das demonstrações financeiras;

2) fornecer informações necessárias para usuários internos e externos de demonstrações financeiras para controlar a conformidade com a legislação da Federação Russa na implementação de operações comerciais pela organização e sua conveniência, a presença e movimentação de bens e obrigações, o uso de material, recursos trabalhistas e financeiros de acordo com normas, padrões e estimativas aprovadas;

3) prevenção de resultados negativos das atividades econômicas da organização e identificação de reservas intraeconômicas para assegurar sua estabilidade financeira. Os principais objetivos da legislação da Federação Russa sobre contabilidade são: garantir uma contabilidade uniforme de propriedades, passivos e transações comerciais, compilar e fornecer informações comparáveis ​​e confiáveis ​​sobre o status de propriedade das organizações e suas receitas e despesas, necessárias para usuários de demonstrações financeiras .

A documentação de relatórios é a principal fonte de informação para o controle financeiro. Sua base são os relatórios financeiros, que podem ser definidos da seguinte forma. O relatório financeiro é um conjunto de formulários de relatório compilados com base em dados de contabilidade financeira, a fim de fornecer aos usuários informações resumidas sobre a posição financeira e as atividades da empresa, bem como as mudanças e sua posição financeira para o período do relatório de uma forma conveniente e forma compreensível para esses usuários fazerem avaliações e tomarem certas decisões de negócios.

A contabilidade financeira resume os dados da contabilidade da produção (chamada contabilidade gerencial), que são acumulados e usados ​​para uso interno. A necessidade de avaliação contábil é determinada nas novas condições com base na contabilidade financeira e gerencial.

As empresas são obrigadas a buscar soluções de gestão que proporcionem vantagens competitivas e resultados financeiros rentáveis. Para isso, as empresas estudam a situação do mercado, planejam suas atividades de forma independente, encontram fornecedores e compradores, estabelecem preços razoáveis, etc. Como resultado de tudo isso, as empresas precisam de informações oportunas e completas para tomar decisões gerenciais e avaliar seus resultados. Por outro lado, a empresa deve fornecer informações relevantes para quem investiu (ou vai investir) seus recursos nela. A par disso, e em condições de mercado, continua a persistir a necessidade de um relatório ao Estado sobre a regularidade dos pagamentos de impostos.

Assim, na transição para uma economia de mercado, a contabilidade deixa de ser uma função contabilística e estatística e passa a ser uma ferramenta de recolha, tratamento e transmissão de informação sobre as atividades de uma entidade para que os stakeholders possam tomar decisões informadas sobre a melhor forma de investir em sua disposição.

Duas categorias principais estão interessadas em informações sobre as atividades da empresa: usuários externos e internos.

Os usuários internos incluem o pessoal administrativo da empresa.

Os usuários externos de demonstrações financeiras e contábeis incluem investidores, credores, fornecedores e compradores, o estado, bolsas de valores, etc.

2. Controle ao planejar as vendas

O planejamento de vendas é uma etapa importante na atividade financeira e econômica de uma empresa, sem a qual, nas modernas relações de mercado, é impossível construir uma política de marketing eficaz e, consequentemente, obter o resultado financeiro pretendido da atividade econômica. Como todas as áreas de atividade do assunto, o planejamento de vendas deve ser sujeito a controle, a fim de identificar desvios no tempo, estabelecer os fatores que influenciam o aparecimento de desvios e os responsáveis ​​por essa área de trabalho.

Ao controlar o planejamento de vendas, é necessário considerar:

1) estratégia de desenvolvimento empresarial;

2) o máximo em volume de vendas, levando em consideração preços, tendências e condições de mercado, avaliações de recursos e oportunidades não realizadas do empreendimento;

3) o volume ótimo de produção para maximizar os lucros;

4) interligação dos planos de vendas e planos de produção;

5) vinculação dos planos de vendas com o cronograma de produção (por tempo e intervalo);

6) vincular planos de vendas e planos de desempenho financeiro. É necessário controlar os planos de vendas de acordo com a influência mútua (adição, substituição) dos tipos de produtos e volumes de vendas.

É necessário verificar o procedimento e os métodos para fazer alterações nos planos de vendas, o sistema de indicadores com base nos quais os planos são construídos, a possibilidade de alterar os planos (a flexibilidade do sistema de planejamento).

O controle no planejamento de vendas deve ser abrangente, ou seja, os planos de vendas devem ser comparados com recursos financeiros, humanos, estoques de recursos, capacidades de produção, capacidades de armazenamento, posicionamento da organização em relação aos mercados de vendas, mercados de compra de matérias-primas e materiais, termos de venda. Tudo isso permitirá elaborar um plano de vendas real, levando em consideração as condições, oportunidades e aspirações do empreendimento.

Existem os seguintes pré-requisitos para um controle eficaz no planejamento de vendas:

1) O planejamento de vendas em uma organização deve ser tratado não apenas pelo departamento de planejamento e economia. O planejamento de vendas deve ser confiado a uma unidade especializada do departamento de vendas ou marketing, uma vez que o departamento de planejamento e economia, que não dispõe de informações suficientes para isso, desempenha um papel de coordenação no planejamento das atividades da organização. O desenvolvimento de projetos de planos de vendas (remessas) por tipo de produto, levando em consideração os programas para a venda de produtos fundamentalmente novos e modificados, sua coordenação com os serviços da organização deve ser realizada pelo departamento econômico das vendas ( ou marketing) na organização e acompanhamento desta atividade pelos responsáveis ​​do departamento, que são responsáveis ​​pelos resultados da implementação dos planos;

2) o principal critério para a otimização do planejamento de vendas em condições de mercado é a contabilização e correlação dos parâmetros de controle no planejamento de vendas. O controle efetivo no planejamento de vendas é possível se o controller possuir o seguinte sistema de conhecimento:

1) ambiente competitivo, fatores que formam a situação do mercado, mercados de vendas desenvolvidos e potenciais, produtos desenvolvidos e planejados;

2) ambiente legislativo, situação política e econômica na área de vendas;

3) condição financeira - o poder de compra dos consumidores de produtos, demanda por produtos, elasticidade da demanda, tecnologias e propriedades do consumidor de produtos concorrentes, preferências do consumidor, sua psicologia;

4) atividades dos concorrentes, suas possíveis táticas e estratégias;

5) a participação da organização nos mercados conquistados e a tendência de sua expansão.

Esse conhecimento permitirá desenvolver e controlar os planos de vendas, levando em consideração a situação atual do mercado, mudando rapidamente os planos e respondendo com flexibilidade a todas as mudanças do mercado.

3. Controle sobre a implementação dos planos de vendas

O acompanhamento da implementação dos planos de vendas de produtos consiste em verificar:

1) a correção do planejamento da venda de produtos, a correção da distribuição de tarefas para os períodos de relatório;

2) correspondência entre os planos atuais e de longo prazo;

3) fatos de violação de planos, bem como o procedimento e prazos para alteração dos planos já aprovados; bem como se, nestes casos, foram efetuadas alterações nos indicadores previstos correspondentes;

4) cumprimento de planos para os tipos de produtos mais importantes e prioritários vendidos;

5) verificar as causas dos desvios do fato ao plano;

6) cumprimento de planos em geral e em termos de unidades produtivas;

7) conformidade dos dados de reporte de produtos vendidos com dados contábeis, documentos primários, há algum fato de inclusão nestes dados de produtos que não foram vendidos neste período de reporte, há algum fato de distorções e acréscimos no reporte;

8) cumprimento de tarefas e obrigações para a venda de produtos em quantidade e qualidade adequadas dentro dos prazos estabelecidos pelo contrato;

9) documentos de contabilidade operacional da implementação dos planos de vendas;

10) cumprimento do procedimento de incentivo aos engenheiros e técnicos superiores e empregados, tendo em vista a implementação dos planos de comercialização de produtos;

11) perdas na forma de multas, multas, perdas associadas ao não cumprimento dos planos de venda de produtos ou violação dos prazos, quantidade, qualidade, gama de produtos conforme documentação contratual;

12) a correção da aplicação dos preços dos produtos;

13) qualidade dos produtos vendidos;

14) cumprimento do plano de vendas em termos de participação de produtos de alta qualidade no volume total de vendas;

15) motivos da venda de produtos de baixa qualidade;

16) causas de falhas e trabalhos irregulares na área de marketing de produtos;

17) relatórios diários sobre os embarques, estabelecendo as causas dos desvios das metas planejadas, identificando os culpados, avaliando as medidas tomadas para eliminar as infrações e monitorando os relatórios de desvios não resolvidos;

18) regulamentos internos que regem as atividades do departamento de vendas - são regulamentos do departamento de vendas, instruções, responsabilidades profissionais dos especialistas do departamento de vendas e outros documentos locais que permitem rastrear as conexões funcionais e a organização das atividades de vendas do objeto de inspeção ;

19) a conveniência das decisões tomadas no campo da precificação, estratégias de marketing;

20) movimentação de mercadorias.

Recomenda-se que os procedimentos de controle operacional sobre a implementação dos planos de vendas (planos de vendas, embarques) na organização sejam realizados na seguinte ordem:

1) o chefe do departamento econômico do departamento de vendas exerce o controle primário sobre a implementação dos planos de vendas com base em relatórios diários sobre as remessas, de acordo com as liquidações dos produtos, prepara e envia diariamente ao vice-chefe do departamento de vendas para vendas relatórios gerenciais sobre a implementação dos planos de vendas do dia e do início do período de reporte, bem como relatórios diários sobre a implementação dos planos de calendário operacional para embarques;

2) o departamento jurídico de contratos, tendo recebido informações oportunas sobre as liquidações de contratos celebrados do departamento financeiro ou do departamento de contabilidade, informa o departamento econômico sobre o fato da venda;

3) o chefe adjunto do departamento de vendas para gestão de vendas analisa os relatórios recebidos; estabelece as razões dos desvios; identifica os culpados; toma as medidas de sua competência e diariamente, de acordo com o procedimento estabelecido, transmite ao chefe do departamento de vendas informações sobre a implementação dos planos de vendas.

Tendo recebido os dados sobre a implementação dos planos de vendas, o chefe do departamento de vendas analisa as causas dos desvios identificados pelo adjunto, avalia as medidas tomadas na competência deste e elimina as deficiências da sua competência.

4. Métodos para verificar a contabilidade de custos de produção

A verificação da contabilidade de custos é a parte mais demorada e responsável do trabalho do controller. Requer profundo conhecimento da legislação, das características do setor ou do tipo de atividade da entidade controlada. O objetivo de verificar a contabilização dos custos de produção é estabelecer a validade e a integralidade da inclusão de determinados custos na composição dos custos de produção.

A verificação da contabilidade de custos começa com a aplicação do método de análise das características organizacionais, tecnológicas da empresa, recursos e escala de atividade.

Ao realizar uma auditoria, eles examinam a conformidade da contabilidade de custos com o procedimento estabelecido na política contábil da organização e, em geral, com o procedimento estabelecido por lei pelo método de rastreamento. No decurso da auditoria, é determinada a correção da avaliação dos recursos baixados para os custos, a correção da depreciação de ativos fixos, ativos intangíveis, a correção da atribuição de custos aos períodos de relatório. É dada especial atenção aos custos padronizados. Assim, verificam o procedimento de imputação de despesas de hospitalidade, despesas de viagem, despesas de publicidade, juros de empréstimo, etc. aos custos de produção, verificam também o procedimento de imputação de despesas a despesas, para cujo reembolso foram criados fundos especiais. Os métodos de contabilidade de custos usados ​​​​na organização, a distribuição por grupos, a correção da baixa dos custos de embalagem e embalagem, a correção da baixa de faltas, perdas, defeitos são verificados. Também é necessário monitorar se os benefícios dos empregados financiados por fundos especiais e o lucro líquido estão incluídos nos custos.

Ao verificar as contribuições para necessidades sociais, é necessário acompanhar a exatidão do cálculo dos pagamentos obrigatórios aos diversos fundos de acordo com a legislação vigente.

A verificação da depreciação deve confirmar a correção da inclusão dos custos de depreciação dos objetos na composição dos custos, conformidade com o procedimento de cálculo da depreciação. Os custos classificados como diversos devem ser examinados para identificar irregularidades e distorções. Isso pode incluir despesas para utilização de empréstimos, despesas de segurança, para atrair especialistas, aluguel, serviços de comunicação, bancos, agências de recrutamento, despesas de publicidade, despesas de hospitalidade, etc. Aqui, a validade da inclusão de despesas nas despesas é especialmente estudada. Eles verificam a exatidão da contabilidade de custos por tipo de produção, verificam os registros sintéticos e analíticos, bem como a contabilidade tributária, o Razão, relatórios, demonstrações contábeis, documentos primários.

As principais violações identificadas durante a auditoria da contabilidade de custos:

1) documentação incorreta da baixa de despesas para custos de produção;

2) fraco sistema de controle interno de contabilidade de custos;

3) descumprimento do cronograma de fluxo de trabalho;

4) não realização de inventário das obras em andamento;

5) falta de controle sobre as estimativas de custos indiretos;

6) descumprimento durante o período coberto pelo relatório do procedimento estabelecido para distribuição de despesas;

7) reconciliação irregular de dados da contabilidade analítica e sintética de custos;

8) imputação dos custos de investimento de capital aos custos de produção e outras infrações. As violações listadas acima são detectadas quando se utilizam os métodos de análise, reconciliação, comparação, rastreamento, recálculo aritmético, verificação seletiva e completa de dados, teste, inventário, etc. resultados da auditoria de contabilidade de custos e relatórios, mas também a exatidão do cálculo do imposto de renda. E erros na contabilidade tributária podem resultar em perdas financeiras e sanções na forma de multas e penalidades.

5. Verificação da contabilidade de ativos intangíveis

A verificação da contabilização dos ativos intangíveis possui algumas peculiaridades devido à ausência de forma tangível desses ativos, bem como ao alto grau de risco de rentabilidade das operações com ativos intangíveis. Na contabilidade, os ativos intangíveis são refletidos por analogia com o reflexo das operações de contabilização do ativo imobilizado.

Ao verificar esses ativos, deve-se orientar pelas disposições do Código Civil, a Lei "Sobre Patentes", "Sobre Direitos", Lei "Sobre a Proteção de Programas de Computador", bancos de dados, Lei de Proteção da Propriedade Intelectual Direitos, etc

Como os ativos intangíveis são objeto de venda e compra, devem ter alguma forma de mercadoria e a possibilidade de alienação do proprietário. Na contabilidade, a unidade de ativos intangíveis é um objeto de estoque.

Um objeto de inventário de ativos intangíveis é um conjunto de direitos decorrentes de uma patente, certificado, contrato de cessão de direitos, etc. serviços ou uso para as necessidades de gestão do empreendimento.

Os ativos intangíveis devem ter comprovação documental e comprovação legal de valor.

Antes de proceder à auditoria, é necessário estudar a legislação sobre ativos intangíveis (AI), o procedimento para a sua reflexão, consagrado na política contabilística, determinar os tipos de AI disponíveis na empresa ou objeto da auditoria, bem como como a correção de atribuir IA a um ou outro grupo.

De acordo com a PBU 14/2000, os ativos intangíveis incluem objetos de propriedade intelectual (direito exclusivo sobre os resultados da atividade intelectual):

1) o direito exclusivo do titular da patente sobre uma invenção, desenho industrial, modelo de utilidade;

2) direitos autorais exclusivos para programas de computador, bancos de dados;

3) o direito de propriedade do autor ou outro titular de direito sobre a topologia de circuitos integrados;

4) o direito exclusivo do proprietário da marca e da marca de serviço, denominação de origem das mercadorias;

5) o direito exclusivo do titular da patente às realizações de seleção.

Os ativos intangíveis também levam em consideração a reputação comercial da organização e as despesas organizacionais (despesas associadas à formação de uma entidade legal, reconhecidas de acordo com os documentos constitutivos como parte da contribuição dos participantes (fundadores) ao capital autorizado (acionário) da organização). É importante notar que a composição dos ativos intangíveis não inclui as qualidades intelectuais e empresariais do pessoal da organização, suas qualificações e capacidade de trabalho, pois são indissociáveis ​​de seus portadores e não podem ser utilizados sem eles. No curso das inspeções de ativos intangíveis, eles são examinados quanto à documentação, correção e integridade de seu reflexo nas contas contábeis, operações de movimentação de ativos, depreciação de ativos intangíveis e sua alienação. Verifique a organização da contabilidade analítica e sintética dos ativos intangíveis. Todos os ativos na análise devem ser contabilizados separadamente para cada ativo intangível. A contabilidade sintética é mantida na conta 04 "NMA".

Durante a auditoria, eles estudam os registros contábeis e fiscais das operações com ativos intangíveis.

Os valores de depreciação do ativo intangível estão refletidos na conta 05 “Depreciação do ativo intangível”, a depreciação depende da vida útil estabelecida, que deve ser fixada no contrato e no ato de aceitação e transferência do ativo intangível. Os valores de depreciação dos ativos intangíveis são atribuídos a despesas que reduzem a base de cálculo do imposto de renda. Portanto, para evitar distorções na contabilização, divulgação e no procedimento de cálculo dos impostos, é necessário avaliar o procedimento de determinação da vida útil dos ativos intangíveis. Para ativos intangíveis, a depreciação é acumulada em 1 ano, são os chamados ativos intangíveis atuais. Mas se o período de uso dos ativos intangíveis não puder ser estabelecido, 20 anos são levados em consideração. De acordo com o regulamento contábil, a vida útil pode ser considerada o período de validade de uma patente, certificado, o período de uso esperado de um ativo, a quantidade de produtos ou obras (serviços) que se espera receber em decorrência do uso de ativos intangíveis. Ao verificar o procedimento de baixa de ativos intangíveis, é necessário estabelecer a correção da baixa de ativos, o procedimento de registro das operações de baixa de ativos, o procedimento de depreciação e a correção dos lançamentos contábeis. Ao verificar o ágio, é necessário verificar a exatidão de sua avaliação, definida como a diferença entre o preço de compra de toda a organização e o valor par dos ativos dessa organização no balanço.

A diferença positiva é refletida da seguinte forma: Conta de débito 04 "Ativo intangível", Conta de crédito 76 "Liquidação com diferentes devedores e credores". A diferença negativa é feita como: Débito da conta 98 ​​"Rendimentos diferidos", Crédito da conta 76 "Liquidações com diferentes devedores e credores".

As demonstrações financeiras refletem o custo inicial e o valor da depreciação acumulada por tipo de ativo intangível no início e no final do exercício, o custo de baixas e acréscimos e outros casos de movimentação de ativos intangíveis.

Como parte das informações sobre a política contábil da organização nas demonstrações financeiras, pelo menos as seguintes informações estão sujeitas a divulgação:

1) sobre métodos de avaliação de ativos intangíveis adquiridos sem dinheiro;

2) sobre os termos de uso útil dos ativos intangíveis adotados pela organização (para grupos individuais);

3) sobre os métodos de cálculo dos encargos de depreciação de determinados grupos de ativos intangíveis;

4) sobre os métodos de refletir os encargos de depreciação dos ativos intangíveis nos registros contábeis.

Os fatos de violações mais frequentemente revelados:

1) classificação incorreta do ativo intangível, falta de documentos internos que regulamentem o procedimento de contabilização do ativo intangível;

2) avaliação incorreta do custo inicial dos ativos intangíveis;

3) documentação incompleta, apurando o fato e avaliando o patrimônio intangível da organização;

4) cálculo incorreto de depreciação de ativos intangíveis, contabilidade analítica incompleta para operações com ativos intangíveis;

5) discrepância entre os dados dos dados contábeis analíticos e sintéticos do razão geral, balanço patrimonial.

6. Controle interno e um sistema de medidas para limitar o risco da atividade econômica

O controle interno consiste em um sistema de contabilidade, um ambiente de controle, controles. Sua finalidade: estudar e fornecer informações sobre a correção de erros, distorções, decisões previamente tomadas. Um mecanismo de controle interno bem estabelecido é necessário para a operação bem-sucedida de uma empresa. O chefe da empresa é responsável pelo seu desenvolvimento e operação. Se o sistema de controle interno funcionar de forma eficaz, limitará amplamente os riscos da atividade econômica. Controle interno:

1) fornece informações confiáveis ​​à administração do empreendimento sobre as atividades financeiras e econômicas da entidade;

2) garante a segurança de documentos, atos, bens, prevenindo roubo, abuso, dano, destruição, divulgação, uso indevido;

3) elimina custos improdutivos, uso irracional de recursos, fortalece a disciplina e otimiza o pagamento de impostos;

4) garante a implementação pelo pessoal da organização de regulamentos locais internos, ordens, ordens, instruções, regulamentos;

5) estabelece condições para contabilização na organização de acordo com a legislação vigente. O controle interno envolve a implementação de procedimentos de controle que ajudam a identificar erros, comparar a dinâmica dos indicadores e descobrir os motivos da discrepância, além de preparar os funcionários da organização para cumprir conscientemente suas funções. Sob risco intraeconômico entende-se a probabilidade de distorções significativas nas operações contábeis e reporte em geral. Este risco caracteriza o grau de suscetibilidade a violações significativas da conta contábil, item do balanço, do mesmo tipo de transações comerciais e relatórios em geral para a entidade econômica auditada.

O controlador-auditor faz uma avaliação do risco intraeconômico na fase de planejamento, levando em consideração o sistema de controle interno da empresa, usando seu julgamento profissional. A avaliação deve levar em conta fatores como:

1) características do funcionamento e da situação econômica atual do setor;

2) as especificidades da atividade do sujeito;

3) a experiência e as qualificações do pessoal da organização responsável pela manutenção de registros e relatórios;

4) a possibilidade de pressão externa sobre os gestores e funcionários da disciplina para atingir determinados indicadores das demonstrações financeiras;

5) a possibilidade de controle sobre a atividade do sujeito por seus titulares.

O risco na fazenda pode ser baixo, médio e alto. Você pode analisar o sistema de risco desenvolvendo medidas para limitar o risco da atividade econômica. Essas medidas incluem:

1) aumentar o nível de competência do pessoal da empresa responsável pela contabilidade e relatórios através de um sistema de treinamento avançado, seminários, cursos, consultas;

2) alto nível de automação do processo contábil;

3) criação de um serviço de controlo interno ou auditoria altamente eficiente;

4) desenvolvimento de uma política contábil detalhada da empresa para todas as seções de contabilidade;

5) uma distribuição clara de funções e deveres, poderes entre os funcionários da contabilidade;

6) desenvolvimento de regulamentos locais relativos à manutenção de registros e relatórios;

7) controle sobre a tempestividade, completude e correção do reflexo das transações contábeis;

8) controle sobre o cumprimento do procedimento estabelecido para a elaboração e apresentação de relatórios fiscais e contábeis;

9) inventário periódico, conciliações de cálculos e conciliações entre departamentos da organização;

10) trabalho com pessoal: realização de reuniões operacionais, treinamentos internos.

Autor: Ivanova E.L.

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