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Descrição do trabalho para uma secretária. Documento completo

Protecção do trabalho

Protecção do trabalho / Descrições de emprego

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I. Disposições gerais

  1. A descrição do cargo define as atribuições, competências e responsabilidades do cargo, bem como as condições de trabalho do secretário da unidade estrutural (doravante designada por Unidade).
  2. O secretário é nomeado para o cargo e exonerado do cargo nos termos da legislação laboral em vigor por despacho do diretor-geral da empresa.
  3. O Secretário se reporta ao Gerente de Vendas Diretas da Divisão.
  4. Durante a ausência temporária do secretário, as suas funções são desempenhadas por pessoa designada na forma prescrita. Esta pessoa adquire os direitos correspondentes e é responsável pelo cumprimento desses deveres.

II. Em seu trabalho ele é guiado e deve saber

  1. A estrutura da empresa, localização das divisões estruturais (endereços), cargos e nomes dos dirigentes, principais especialistas da empresa.
  2. Padrões de organização e negócios.
  3. Noções básicas de etiqueta empresarial, habilidades de negociação de negócios (incluindo telefone).
  4. Amostras, formulários, gabaritos e padrões de documentos adotados pela empresa. Variedades e estrutura de documentos, métodos, regras e características de sua preparação, design.
  5. Regulamentos, resoluções, despachos, despachos, outros documentos regulamentares relativos às atividades da empresa.
  6. O procedimento de sistematização e manutenção de documentação, métodos de processamento e armazenamento de correspondência.
  7. Equipamento de escritório.
  8. Normas e normas de proteção do trabalho, segurança e proteção contra incêndio.
  9. Regras para o uso de equipamentos de escritório e PC.
  10. Normas internas do trabalho.

III. Responsabilidades do trabalho

  1. Receber telefonemas e visitantes na recepção.
  2. Compreender as necessidades dos chamadores e visitantes.
  3. Encaminhe chamadas recebidas e efetuadas, receba e envie faxes, grave mensagens para funcionários.
  4. Cadastre o horário, finalidade da solicitação, bem como dados das ações realizadas (informações aos funcionários, recebimento de fax).
  5. Organizar um atendimento eficaz aos visitantes, criar condições de conforto para eles, aconselhá-los, fornecer informações e outros materiais.
  6. Realizar contatos comerciais diretos com gestores e demais colaboradores da empresa.
  7. Processar correspondência de entrada e saída (receber, encaminhar).
  8. Verifique os números de telefone do cliente no banco de dados.
  9. Corrigir chamadas de longa distância.
  10. Trabalho com e-mail, fax (recepção, envio de layouts, cartas).
  11. Registrar transações.
  12. Monitorar clientes.
  13. Lidar com recebimentos e recebimentos em dinheiro.
  14. Processar correspondência recebida e enviada (receber, registrar, encaminhar).
  15. Manter um arquivo de documentos, cartas, jornais, materiais informativos.
  16. Preparar e executar a documentação necessária à organização do trabalho da empresa.
  17. Certifique-se de alcançar seu objetivo pessoal.
  18. Participar de reuniões e reuniões da equipe, escritório, empresa.
  19. Esforça-se para aumentar o crescimento profissional e pessoal, o treinamento e o autoaperfeiçoamento.
  20. Manter sua área de trabalho arrumada garantirá produtividade e segurança no trabalho.
  21. Mantenha um clima moral positivo na equipe e no escritório. Mostre assistência mútua, responsabilidade, confiança, apoio, otimismo.
  22. Realizar atribuições oficiais separadas do supervisor imediato.
  23. Siga as regras do horário de trabalho adotado pela empresa.

XNUMX. Poderes oficiais

  1. Solicitar aos empregados e gestores da Unidade informações e documentos necessários ao desempenho de suas funções.
  2. Conheça os documentos que definem os direitos e obrigações do cargo exercido, os critérios de avaliação da qualidade do desempenho das funções oficiais.
  3. Apresentar propostas de melhoria dos trabalhos relativos às responsabilidades previstas nestas instruções para apreciação da administração

V. Responsabilidade oficial

  1. Por descumprimento ou cumprimento indevido de seus deveres oficiais previstos nesta instrução - dentro dos limites estabelecidos pela atual legislação trabalhista da Ucrânia.
  2. Por incumprimento de funções oficiais.
  3. Por violação dos regulamentos internos da empresa.
  4. Por violação da ética empresarial.
  5. Por uso indevido de tecnologia de computador.
  6. Por infrações cometidas no exercício de suas atividades, estabelecidas pela legislação vigente da Ucrânia.
  7. Por fornecer informações falsas à administração.
  8. Por atitude descuidada na manutenção de registros.

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