Descrição do trabalho para um gerente de escritório

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Descrição do trabalho para gerente de escritório. Documento completo

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I. Disposições gerais

O gestor de escritório pertence à categoria dos especialistas da Empresa, cujas principais atribuições são o apoio organizacional e documental às atividades de gestão.
O gerente do escritório é nomeado para o cargo e dele exonerado por despacho do Diretor Geral da Companhia.
O Office Manager se reporta diretamente ao Diretor Geral.
O gerente de escritório está subordinado ao gerente de limpeza, motorista, mensageiro e faxineiro.
O gerente de escritório realiza registros de pessoal durante o período de ausência temporária (doença, férias) do chefe do departamento de pessoal.
Durante o período de ausência temporária (doença, férias), o chefe do departamento de RH substitui o gerente do escritório.
O gerente do escritório é orientado em suas atividades por:

atos legislativos da Ucrânia;
os Estatutos da Sociedade;
Regulamentos sobre o horário interno de horas de trabalho;
Regulamentos sobre os departamentos da Companhia;
ordens de gestão;
materiais normativos e metodológicos para a organização do trabalho de escritório;
esta Descrição do Trabalho.

Pessoas com formação superior, superior ou secundária especializada incompleta e pelo menos 1 ano de experiência profissional em cargo semelhante, com conhecimentos de trabalho de escritório, equipamentos de escritório (fax, copiadora, scanner, impressora), programas Microsoft Office, cultura de trabalho e negócios são nomeado para o cargo de gerente de escritório.
O gerente do escritório deve saber:

estrutura organizacional e funcionários da Companhia;
regulamentos, ordens e procedimentos internos da Companhia;
funções e atribuições das divisões da Companhia;
deveres funcionais dos funcionários do departamento administrativo da Companhia;
seus deveres e direitos funcionais;
suas ações em situações de emergência.

II Responsabilidades do trabalho

Atua como Secretário da Sociedade:
Suporte para gerenciamento de documentação:

aceitação de documentos e declarações pessoais para assinatura do Diretor Geral da Empresa;
fixação do carimbo do selo oficial em contratos e encomendas;
trabalhar com pedidos, instruções: elaboração de projetos, execução, assinatura, aprovação, familiarização com funcionários da Empresa, registro, contabilidade, armazenamento, arquivamento de arquivos;
trabalhar com correspondência recebida (cartas, faxes): recepção, registro, transferência ao destinatário, contabilidade, armazenamento;
organizar o recebimento de correspondência em endereços legais, postais e reais;
trabalhar com correspondência de saída (cartas, faxes): registro, transmissão, contabilidade, armazenamento; preparação de cartas do Diretor Geral e seus suplentes; envio de cartas urgentes;
manutenção e registro de atas de reuniões e reuniões;
registro de procurações para recebimento de correspondências, encomendas e outros bens materiais;
em nome do Diretor Geral e dos diretores de departamento, realizando trabalhos de cópia e duplicação;
em nome do Diretor Geral e dos diretores de departamento, preparar minutas de cartas, solicitações e outros documentos relativos à atividade da Empresa como um todo;
em nome do Diretor Geral, impressão de materiais oficiais, inserção de informações no banco de dados;
compilar arquivos de acordo com a nomenclatura aprovada, garantindo sua segurança e arquivando-os em arquivo.

Receber chamadas telefónicas e, se necessário, transferi-las para os colaboradores a que se destinam. Registrar as informações recebidas por telefone pelo Diretor-Geral em sua ausência e levar ao seu conhecimento o seu conteúdo.
Preparação de reuniões e sessões realizadas pelo Diretor Geral (notificando aos participantes o horário e local da reunião, agenda).
Organização de reunião de visitantes e convidados da Empresa.
Encomenda de passagens aéreas e ferroviárias, reserva de hotéis.
Garante a vida do escritório:

pedir água conforme necessário;
encomendar artigos de papelaria trimestralmente;
assinatura de periódicos;
registo de pedidos de pagamento de contas de arrendamento de imóveis e pagamentos de serviços públicos de senhorios;
organização e controle do cumprimento, pelos funcionários da Companhia, das instruções de segurança e dos horários de funcionamento estabelecidos pela administração da empresa locadora.

Coordenar e supervisionar os trabalhos de:

motorista (aceitação de pedidos de carro e elaboração de cronograma de utilização dos veículos da Empresa);
correios;
limpadores.

O gerente do escritório, como membro do coletivo de trabalho, é obrigado a:

cumprir conscienciosamente suas obrigações trabalhistas, observar a disciplina do trabalho, executar com pontualidade e precisão as ordens da administração e do superior imediato, utilizar todas as horas de trabalho para trabalhos produtivos;
cumprir tarefas e atribuições de produção com qualidade e pontualidade;
manter a limpeza e a ordem no local de trabalho, escritório e outras instalações, observar o procedimento estabelecido para o armazenamento de documentos e bens materiais;
uso eficiente de computadores pessoais, equipamentos de escritório e outros equipamentos, uso econômico e eficiente de materiais e energia, outros recursos materiais;
cumprir normas, normas e instruções sobre proteção do trabalho, saneamento industrial, normas de segurança contra incêndio;
não utilizar para discursos e publicações na mídia informações recebidas em virtude de posição oficial, definidas em documentos especiais da empresa como segredo comercial (oficial), cuja divulgação possa prejudicar a empresa ou seus colaboradores.

III. Direitos

O gerente do escritório tem o direito:

Receber informações, incluindo informações confidenciais, na medida necessária para resolver as tarefas atribuídas.
Exigir que os executores finalizem os documentos elaborados em desacordo com as regras estabelecidas para sua preparação e execução.
Aprovação de documentos de actividade de gestão no âmbito da sua competência.
Apresentar propostas à administração para melhorar seu trabalho e o trabalho da Empresa.
Exigir que a administração crie condições normais para o desempenho das funções oficiais e a segurança de todos os documentos gerados em decorrência das atividades da Empresa.
Tome decisões dentro de sua competência.
Aplicar incentivos e impor penalidades aos colaboradores subordinados ao gerente do escritório, após acordo com o Diretor Geral.

XNUMX. Uma responsabilidade

O gerente do escritório é responsável por:

Incumprimento e/ou desempenho pouco claro e negligente das suas funções oficiais.
Omissões que causem danos materiais à Empresa e/ou danos à sua imagem.
Segurança da documentação, divulgação de informações classificadas como “Confidencial” ou “KT”.
Ignorando os direitos previstos neste manual.
Violação das normas trabalhistas internas, produção e disciplina trabalhista.

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