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Descrição do trabalho do chefe dos arquivos. Documento completo

Protecção do trabalho / Descrições de emprego

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I. Disposições gerais

1. O arquivista pertence à categoria de gestores.
2. É nomeado para o cargo de gestor de arquivo uma pessoa com ensino secundário profissional e pelo menos 2 anos de experiência em manutenção de registos.
3. A nomeação para o cargo de gestor de arquivo e a destituição do mesmo são efetuadas por despacho do diretor da empresa, sob recomendação de _______.
4. O arquivista deve saber:

• resoluções, despachos, despachos, outros documentos de governo e regulamentares de órgãos superiores e outros relativos ao trabalho do arquivo;
• sistema estadual unificado de trabalho de escritório;
• o procedimento de processamento dos documentos que entram no arquivo e o sistema atual de sua classificação;
• estrutura empresarial;
• regras para armazenar formulários de relatórios rigorosos;
• noções básicas de organização da produção, trabalho e gestão;
• legislação trabalhista;
• regulamentos internos de trabalho;
• normas e regulamentos de proteção ao trabalho.

5. Em suas atividades, o chefe do arquivo é orientado por:

• Regulamentos sobre o arquivo da empresa;
• esta Descrição do Trabalho.

6. O Arquivista se reporta diretamente a _______.
7. O chefe do arquivo supervisiona os funcionários do arquivo.
8. Durante a ausência do gestor do arquivo (férias, viagem de negócios, doença, etc.), as suas funções e direitos são transferidos para o seu suplente e, na sua ausência - para a pessoa designada por despacho do diretor da organização.

II Responsabilidades do trabalho

Arquivista:

1. Lidera a organização e gestão de arquivos na empresa.
2. Garante a recepção, registo, sistematização, armazenamento e utilização de documentos de acordo com o procedimento estabelecido.
3. Supervisiona os trabalhos de compilação de um aparelho de referência científica que facilite a contabilização e utilização de documentos de arquivo, nomeadamente: inventários, fichas, catálogos, índices, guias, recensões, informação histórica, etc., bem como documentos contabilísticos relevantes (livros de recibos). e eliminação de casos, listas de fundos, folhas de fundos, arquivos de fundos).
4. Fornece assistência metodológica na busca dos documentos necessários.
5. Instrui os funcionários das divisões estruturais da organização sobre o procedimento de criação, preparação e envio de documentos ao arquivo.
6. Monitora o recebimento oportuno de documentos concluídos pelo trabalho de escritório no arquivo.
7. Realiza trabalhos de exame do valor de documentos arquivísticos, formação de documentos para armazenamento permanente e temporário.
8. Supervisiona os trabalhos de compilação de inventários de processos de transferência de documentos para arquivos do Estado, elaborando atos de destruição de documentos cujos prazos de armazenamento tenham expirado.
9. Monitoriza o estado dos documentos, a oportunidade do seu restauro e o cumprimento nas instalações do arquivo das condições necessárias para garantir a segurança dos documentos.
10. Organiza os trabalhos de manutenção de registos do fluxo documental e do número de processos, emitindo certidões arquivísticas com base nos dados disponíveis nos documentos arquivísticos.
11. Prepara relatórios prescritos.
12. Participa no desenvolvimento de regulamentos e instruções para manutenção de registros e gerenciamento de arquivos.
13. Realiza trabalhos de proteção de informações que constituem segredos de Estado, comerciais e oficiais.
14. Garante a disponibilidade no arquivo dos equipamentos necessários, formulários necessários, papelaria, literatura instrutiva e metodológica para o âmbito das funções.
15. Verifica a exatidão da contabilidade e armazenamento de formas de relatórios rigorosos.
16. Monitora o correto funcionamento e manutenção das instalações de produção, a disponibilidade e manutenção dos equipamentos de combate a incêndio.
17. Consultoria ergonométrica e elaboração de recomendações sobre a organização dos locais de trabalho e condições de trabalho para diversas categorias de trabalhadores.

III. Direitos

O arquivista tem o direito de:

1. Apresentar propostas de melhoria das atividades do arquivo à apreciação do chefe da empresa e dos chefes das divisões estruturais.
2. Solicite pessoalmente ou em nome do diretor do empreendimento aos chefes das divisões estruturais e especialistas os documentos e informações necessários.
3. Estabelecer responsabilidades de trabalho para funcionários subordinados.
4. Assinar e endossar documentos de sua competência.
5. Apresentar propostas para consideração do diretor da empresa:

• sobre a imposição de sanções materiais e disciplinares aos empregados a ele subordinados que não cumpram ou cumpram indevidamente as suas funções oficiais;
• sobre a aplicação de incentivos ao desempenho exemplar das funções laborais, ao trabalho duradouro e impecável dos empregados a ele subordinados.

6. Exigir que o diretor da empresa (demais gestores) auxilie no desempenho dos deveres e direitos previstos nesta Descrição de Cargo.
7. Interagir com todas as divisões estruturais em questões de trabalho de arquivo.

XNUMX. Uma responsabilidade

O Arquivista é responsável por:

1. Por desempenho inadequado ou não desempenho de suas funções oficiais previstas nesta Descrição de Cargo - dentro dos limites determinados pela legislação trabalhista vigente da Ucrânia.
2. Para infrações cometidas no exercício de suas atividades - dentro dos limites determinados pela atual legislação administrativa, penal e civil da Ucrânia.
3. Por causar danos materiais - dentro dos limites determinados pela atual legislação trabalhista e civil da Ucrânia.

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