Descrição do trabalho para o secretário do chefe da empresa

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Descrição do cargo de secretário do chefe da empresa. Documento completo

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I. Disposições gerais

O secretário do chefe da empresa pertence à categoria "Especialistas".
A nomeação para o cargo de assistente do chefe da empresa e o seu despedimento são efectuados por despacho do chefe da empresa, observados os requisitos da legislação laboral em vigor.
O secretário do chefe da empresa reporta-se diretamente ao chefe da empresa.
Na falta de assistente do chefe da empresa, as suas funções são desempenhadas por pessoa designada na forma prescrita, que adquire os direitos correspondentes e é responsável pelo bom desempenho das funções que lhe são atribuídas.
O secretário do chefe da empresa deve saber:

legislação da Ucrânia sobre atividade empresarial;
fundamentos do direito administrativo, econômico e trabalhista;
documentos normativos, metodológicos e outros orientadores no domínio da atividade profissional;
escritório;
regulamentos, instruções e outros materiais sobre o desenvolvimento de documentação gerencial, organizacional, técnica e outros tipos de documentação;
fundamentos de economia, organização do trabalho, produção;
perfil, especialização e características da gestão empresarial;
estrutura organizacional, produtiva e social da empresa;
noções básicas de tecnologia de produção;
computador e equipamento de escritório;
meios técnicos de registro e processamento de informações;
regras, normas e etiqueta para organização de eventos empresariais, reuniões, recepções, conferências;
fundamentos da psicologia da comunicação, sociologia e ética das relações profissionais;
os fundamentos da cultura nacional, costumes, estilos correspondentes de discurso literário e empresarial;
uma ou mais línguas estrangeiras.

Requisitos de qualificação: ensino superior na área de formação relevante (especialista, bacharel ou especialista júnior) e experiência profissional na profissão de pelo menos 1 ano ou ensino superior sem requisitos para a área de formação (especialista, bacharel ou especialista júnior) e pós-graduação educação - reciclagem ou formação avançada e experiência de trabalho na empresa há pelo menos 2 anos.

II Responsabilidades do trabalho

Participa na implementação de um sistema de relacionamento, aplica-o e mantém-no de acordo com os requisitos e procedimentos estabelecidos, que asseguram a coordenação das atividades de gestão interna entre o chefe da empresa e os chefes das divisões estruturais e demais colaboradores, bem como o sistema de relacionamento entre o chefe da empresa e representantes de outras empresas, parceiros, concorrentes, clientes.
Organiza o horário de trabalho do chefe da empresa, efetua prontamente alterações e acréscimos ao programa e cronograma de seu trabalho.
Elabora um calendário mensal de relatórios dos chefes das divisões estruturais sobre os resultados da atividade económica.
Leva ao conhecimento de todos os serviços interessados, organizações terceiras e indivíduos o conteúdo dos protocolos e decisões tomadas e monitoriza a sua implementação.
Faz um pedido dos equipamentos, materiais e serviços necessários.
Participa na consideração de assuntos gerenciais e organizacionais.
Mantém a documentação estabelecida.
Em nome do chefe da empresa, ele prepara análises analíticas sobre questões sociais, econômicas e financeiras atuais nas condições de mercado.
Realiza a seleção e processamento de informações para o chefe.
Elabora, de acordo com a nomenclatura aprovada, projetos de documentação administrativa, correspondência administrativa, comercial, técnica e outra - solicitações, recursos, respostas a cartas, mensagens, etc.
Executa notas de protocolo, monitora a prontidão de relatórios literais sobre eventos importantes e significativos e discursos em reuniões, reuniões, conferências, etc.
Participa da elaboração de relatórios, certificados e outros materiais para palestras do chefe do empreendimento.
Organiza a entrega oportuna e direcionada de instruções, instruções e ordens do chefe da empresa, correspondência oficial e documentação especial aos chefes de departamento e outros executores.
Acompanha o processo de obtenção das informações estabelecidas e controla a integralidade do recebimento.
Regista pedidos e declarações dos colaboradores, organiza a sua recepção (reunião) com o responsável da empresa.
Auxilia o gerente da instalação na aplicação de etiqueta e protocolo apropriados ao receber funcionários, visitantes e convidados.
Regula o curso da jornada de trabalho da viagem do chefe da empresa.
Acompanha o responsável da empresa nas suas visitas, viagens de negócios e viagens, desempenhando tarefas e responsabilidades permanentes, bem como trabalhos decorrentes de circunstâncias específicas.

III. Direitos

O secretário do chefe da empresa tem o direito:

Conheça os projetos de decisão da administração da empresa sobre suas atividades.
Apresentar propostas de melhoria de trabalhos relacionadas às previstas nestas instruções para apreciação da administração.
Dentro da sua competência, informe o gestor sobre todas as deficiências identificadas nas atividades do empreendimento e faça propostas para a sua eliminação.
Solicitar pessoalmente ou em nome do responsável da empresa aos chefes de departamento e especialistas as informações e documentos necessários ao desempenho das suas funções.
Envolver especialistas de todas as divisões estruturais na implementação das tarefas atribuídas.
Exigir que a administração da empresa auxilie no desempenho de suas funções.

XNUMX. Uma responsabilidade

Ao Secretário Executivo compete:

Por desempenho inadequado ou não desempenho de suas funções oficiais previstas nesta Descrição de Cargo - na medida determinada pela legislação vigente da Ucrânia.
Para infrações cometidas no exercício de suas atividades - dentro dos limites determinados pela atual legislação administrativa, penal e civil da Ucrânia.
Por causar danos materiais - dentro dos limites determinados pela atual legislação trabalhista da Ucrânia.

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