Descrição do trabalho para secretária-estenógrafa

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Descrição do trabalho para secretário-estenógrafo. Documento completo

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I. Disposições gerais

O secretário-estenógrafo pertence à categoria dos executantes técnicos.
É nomeado para o cargo de secretário-estenógrafo quem possua ensino primário profissional sem requisitos de experiência profissional ou ensino secundário (completo) geral e formação especial de acordo com programa estabelecido sem requisitos de experiência profissional.
A nomeação para o cargo de secretário-estenógrafo e a destituição do mesmo são feitas por despacho do diretor da empresa, sob proposta de _______.
O secretário-estenógrafo deve saber:

decretos, despachos, despachos, regulamentos, instruções, demais orientações e documentos normativos para manutenção de registros;
a estrutura e gestão da empresa e suas divisões;
forma abreviada;
texto datilografado;
regras de ortografia e pontuação;
a ordem de disposição do material ao imprimir vários documentos;
regras para imprimir cartas comerciais usando formulários padrão;
regras de operação de máquinas de escrever, gravadores de voz, gravadores e demais equipamentos técnicos utilizados;
regras para uso de dispositivos de recepção e interfone;
padrões do sistema unificado de documentação organizacional e administrativa;
noções básicas de organização do trabalho;
fundamentos da legislação trabalhista;
regulamentos internos de trabalho;
regras e normas de proteção do trabalho, medidas de segurança, saneamento industrial e proteção contra incêndio.

O secretário-estenógrafo reporta-se diretamente a _______ (o chefe da empresa; uma unidade estrutural da organização).
Durante as ausências da secretária-estenógrafa (doença, férias, etc.), as suas funções são desempenhadas por pessoa designada de acordo com o procedimento estabelecido, que adquire os direitos correspondentes e é responsável pelo bom desempenho das funções que lhe são atribuídas. .

II Responsabilidades do trabalho

Secretária de Estenógrafo:

Desempenha funções técnicas de apoio e manutenção do trabalho do chefe da empresa ou de suas divisões.
Recebe as informações necessárias ao gestor dos departamentos ou executores, liga para os funcionários sob suas instruções.
Organiza conversas telefônicas da cabeça.
Recebe e transmite mensagens telefônicas, registra as mensagens recebidas na ausência do gestor e leva ao seu conhecimento o seu conteúdo.
Realiza trabalhos de preparação de reuniões ou reuniões realizadas pelo gestor (recolhendo os materiais necessários, comunicando aos participantes a hora, local, ordem do dia da reunião ou reunião, registando-os), mantém e lavra atas.
Fornece ao local de trabalho do gestor material de escritório, equipamento organizacional e cria condições propícias ao trabalho eficaz do gestor.
Estenifica os textos de despachos, instruções, cartas e demais documentos organizacionais e administrativos elaborados pelo gestor, seguido de sua decodificação e digitação em máquina de escrever ou inserção de informações em banco de dados.
Transmite e recebe informações através de dispositivos de recepção e intercomunicação (telex, fax, telefax, etc.).
Realiza diversas operações utilizando tecnologia informática destinada a coletar, processar e apresentar informações na preparação e tomada de decisões.
Realiza negócios.
Recebe a correspondência dirigida ao gestor, organiza-a de acordo com o procedimento adoptado na empresa e transfere-a, após apreciação pelo gestor, a departamentos ou executores específicos para utilização no processo do seu trabalho ou preparação de resposta.
Mantém arquivo de controle e cadastro, acompanha os prazos de cumprimento das instruções do gestor, tomadas sob controle.
Aceita documentos para assinatura do chefe.
Organiza a recepção de visitantes, facilita o pronto atendimento de solicitações e sugestões dos colaboradores.
Forma os arquivos de acordo com a nomenclatura aprovada, garante sua segurança e os submete aos arquivos no prazo estabelecido.
Prepara documentos para reprodução em equipamentos duplicadores e também copia documentos.
Desempenha atribuições oficiais individuais de seu superior imediato.

III. Direitos

O secretário-estenógrafo tem direito:

Conheça os projetos de decisão da direção da empresa relativos às suas atividades.
Apresentar propostas de melhoria dos trabalhos relacionados com as responsabilidades previstas nesta instrução.
Dentro da sua competência, informe o seu superior imediato sobre todas as deficiências identificadas no decorrer das suas atividades e faça propostas para a sua eliminação.
Solicitar pessoalmente ou em nome da direção da empresa aos departamentos da organização e demais especialistas as informações e documentos necessários ao desempenho das suas funções.
Exigir que a direção do empreendimento auxilie no cumprimento de seus deveres e direitos.

XNUMX. Uma responsabilidade

Ao secretário-estenógrafo compete:

Por desempenho inadequado ou não desempenho de suas funções oficiais previstas nesta Descrição de Cargo - dentro dos limites determinados pela legislação trabalhista vigente da Ucrânia.
Para infrações cometidas no exercício de suas atividades - dentro dos limites determinados pela atual legislação administrativa, penal e civil da Ucrânia.
Por causar danos materiais - dentro dos limites determinados pela atual legislação trabalhista e civil da Ucrânia.

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