Descrição do trabalho para o chefe do departamento geral da administração da cidade

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I. Disposições gerais

O chefe do departamento geral da administração é um funcionário chamado a facilitar o funcionamento eficiente do aparelho administrativo, implementando certas medidas organizacionais e técnicas.
O gerente se reporta diretamente ao chefe da administração.
O chefe da administração é nomeado e exonerado do cargo de chefe da administração.
Para o cargo de chefia é designada pessoa que, em regra, possua formação superior e experiência prática em órgãos executivos e de gestão.
O gestor em suas atividades é orientado por:

legislação ucraniana;
resoluções e ordens do chefe do distrito;
resoluções e ordens do chefe da administração;
instruções padrão para trabalho de escritório;
regulamentos trabalhistas internos;
nomenclatura dos casos;
esta Instrução.

O gestor deve saber:

estrutura e organização do aparelho;
estrutura e principais questões de organização do trabalho dos departamentos administrativos; números de telefone de funcionários com os quais a comunicação é necessária;
regras gerais de negócios.

Nas ausências do chefe do departamento (doença, férias), as suas funções são exercidas por pessoa nomeada pelo chefe da administração.

II Responsabilidades do trabalho

Chefe do Departamento de Administração Geral:

Desenvolve e elabora uma nomenclatura de casos na administração e instruções para a realização de trabalhos de escritório, controla sua execução;
Elabora pastas de resoluções e despachos do chefe da administração;
Organiza o controle sobre a configuração do trabalho de escritório nos departamentos das administrações;
Supervisiona os funcionários do aparelho de administração no trabalho de escritório;
Prepara trabalhos gerais de escritório para arquivo e zela pela sua segurança;
Organiza o exame do valor dos documentos;
Transfere documentos de armazenamento permanente para o arquivo distrital e documentos de período de armazenamento temporário - para destruição de acordo com as instruções para trabalho de escritório;
Mantém registros das resoluções e ordens do chefe da administração;
Mantém registos e controlo dos termos de apreciação das propostas e candidaturas dos cidadãos de acordo com as regras previstas na instrução sobre o trabalho de escritório;
Organiza a distribuição oportuna de resoluções e ordens do chefe da administração, outros documentos organizacionais e administrativos;
Elabora e encaminha ao executor responsável "caixas de controle" de documentos levados para controle especial;
Nos prazos determinados pelo chefe da administração, informa-o sobre o andamento da execução de documentos;
Emite certidões escritas e orais nos documentos da administração;
Efetua o registro de empreendedores sem constituir pessoa jurídica.

III. Direitos

O chefe do departamento de administração geral tem o direito de:

verificar a organização do trabalho;
verificar a organização da verificação da execução e a qualidade da manutenção de registros na administração;
verificar o estado de trabalho do escritório, a correção da formação e execução de casos nos departamentos administrativos;
fazer propostas ao chefe da administração sobre essas questões;
fazer comentários, devolver documentos executados incorretamente para correção;
solicitar aos executores (por escrito e oralmente) informações sobre o andamento da execução de documentos e instruções orais do chefe da administração, seu substituto;
assinar certos tipos de documentos de acordo com as Instruções para o trabalho de escritório;
participar de reuniões de comissões sob administrações, reuniões realizadas em cumprimento de documentos controlados e sobre outros assuntos de sua jurisdição.

XNUMX. Uma responsabilidade

O chefe do departamento de administração geral é responsável por:

por uma ordem clara e alta qualidade na preparação, recebimento e posterior passagem de todos os documentos que estão no trabalho de escritório e arquivos;
para controle claro sobre a execução de documentos, informações oportunas do chefe sobre o andamento de sua execução;
pela exatidão dos certificados emitidos de acordo com os documentos da administração;
para a execução de relatórios rigorosos, selos e carimbos da administração estritamente para o fim a que se destinam;
para divulgação de informações contidas em documentos para fins não oficiais;
limpeza e ordem nas instalações de trabalho da administração.

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